Procedury dla obiegu dokumentów

Każda firma, instytucja i biuro wytwarza dokumenty. Aby zapewnić dokumentom właściwy obieg, niezbędna jest odpowiednia ich obsługa. Jak zapewnić korzystną obsługę dokumentów?

Przede wszystkim procedury

Każdy pracownik powinien wiedzieć, w jaki sposób wygląda i na czym polega obsługa dokumentów w jego firmie lub organizacji. Aby tak się stało, należy stworzyć odpowiednie procedury związane na przykład z pismami firmowymi, z dokumentami księgowymi - ich wytwarzaniem, zasadami przechowywania, a także udostępniania na zewnątrz. Bardzo ważna jest poczta firmowa, która zajmuje się przekazywaniem korespondencji firmowej.

Każda procedura powinna opierać się na konkretnej instrukcji. I dobrze by było, aby projektowanie drogi obiegu dokumentów współgrało z wizualizacją tejże ścieżki. Graficzne przedstawienie obiegu dokumentów jest najbardziej przejrzystym i efektywnym sposobem dotarcia do pracowników. Taki sposób wyjaśnienia, na czym polega obsługa dokumentów, jest bardzo łatwo identyfikowalny dla wszystkich uczestników - od dyrekcji, poprzez średnią kadrę kierowniczą i zwykłych pracowników.

Ważny obieg dokumentów

Za obsługę dokumentów musi odpowiadać wyspecjalizowana komórka, która będzie zajmowała się ich przyjmowaniem, segregacją, przekazywaniem na zewnątrz i wewnątrz firmy, a także archiwizacją dokumentów - tak w formie papierowej jak i elektronicznej. I warto o tym pamiętać, bo każdy dokument dla organizacji jest bardzo ważny.