Sprawne zarządzanie dokumentacją

Dokumenty w firmie są niezbędne ale mogą też sprawiać problemy. Wszystko zależy o tego, jak nimi zarządzamy. By uniknąć błędów i chaosu warto poświęcić temu trochę uwagi.

Dokumenty, które trafiają do firmy albo są przez nią tworzone muszą zostać oceniony pod względem przydatności i przeznaczenia. Powinny być także odpowiednio zakwalifikowane i przechowywane.

Jeśli zajmujemy się firmową dokumentacją musimy pamiętać o:

Należy się zastanowić czy dany dokument będzie firmie kiedykolwiek jeszcze do czegoś potrzebny – jeśli nie, to sprawa załatwiona a jeśli tak, musimy się zastanowić komu w firmie będzie on potrzebny. Wtedy należy go przekazać odpowiednim osobom.

Warto przygotować miejsca przechowywania dokumentów pod względem pilności. Sprawy najpilniejsze należy załatwiać na bieżąco. Jeśli jakieś pismo nie musi być już przechowywane należy je na bieżąco usunąć, by uniknąć bałaganu.

Warto podzielić przechowywanie także na na klientów, projekty i zadania oraz dokumenty administracyjne.

Podział dokumentów warto prowadzić także w systemie IT i także nadawać im kategorie. Wtedy minimalizujemy ryzyko zagubienia dokumentu a opis pozwala szybko się zorientować czego dotyczy.