Dokumentomat

Program do tworzenia dokumentów to niezbędne narzędzie pracy w każdym biurze, docenią je także studenci oraz wszyscy ci, którzy, na co dzień pracują ze słowem pisanym. Edytory tekstu bardzo przydają się w codziennym życiu. Dzięki nim napisanie pracy dyplomowej zajmuje o wiele mniej czasu niż jeszcze trzydzieści lat temu…

Jaki edytor tekstu wybrać? Który będzie najlepszy?

Zdecydowanie najbardziej znany edytor tekstu to Word, który jest wytworem firmy Microsoft. Ma bardzo wiele przydatnych funkcji, na dodatek jest zintegrowany z resztą programów dostępnych w pakiecie Office.

Ale oczywiście to nie jedyne rozwiązanie. W sieci dostępnych jest wiele innych edytorów tekstu. Część z nich dostępna jest całkowicie za darmo. Ich funkcjonalność często nie ustępuje w niczym produktowi Microsoftu.

Programy znacznie różnią się ilością dostępnych funkcji oraz poziomem skomplikowania. Na jaki konkretnie program się zdecydować? Wszystko zależy od naszych indywidualnych potrzeb. Inne wymagania będzie miał ktoś, kto tworzy proste dokumenty, a zupełnie inne potrzeby będzie miała osoba, która marzy o napisaniu pierwszej książki czy stworzeniu scenariusza. Właściwe przy odrobinie wysiłku znajdziemy program odpowiedni dla swoich potrzeb.

Każda firma, instytucja i biuro wytwarza dokumenty. Aby zapewnić dokumentom właściwy obieg, niezbędna jest odpowiednia ich obsługa. Jak zapewnić korzystną obsługę dokumentów?

Przede wszystkim procedury

Każdy pracownik powinien wiedzieć, w jaki sposób wygląda i na czym polega obsługa dokumentów w jego firmie lub organizacji. Aby tak się stało, należy stworzyć odpowiednie procedury związane na przykład z pismami firmowymi, z dokumentami księgowymi - ich wytwarzaniem, zasadami przechowywania, a także udostępniania na zewnątrz. Bardzo ważna jest poczta firmowa, która zajmuje się przekazywaniem korespondencji firmowej.

Każda procedura powinna opierać się na konkretnej instrukcji. I dobrze by było, aby projektowanie drogi obiegu dokumentów współgrało z wizualizacją tejże ścieżki. Graficzne przedstawienie obiegu dokumentów jest najbardziej przejrzystym i efektywnym sposobem dotarcia do pracowników. Taki sposób wyjaśnienia, na czym polega obsługa dokumentów, jest bardzo łatwo identyfikowalny dla wszystkich uczestników - od dyrekcji, poprzez średnią kadrę kierowniczą i zwykłych pracowników.

Ważny obieg dokumentów

Za obsługę dokumentów musi odpowiadać wyspecjalizowana komórka, która będzie zajmowała się ich przyjmowaniem, segregacją, przekazywaniem na zewnątrz i wewnątrz firmy, a także archiwizacją dokumentów - tak w formie papierowej jak i elektronicznej. I warto o tym pamiętać, bo każdy dokument dla organizacji jest bardzo ważny.

Dokumenty w firmie są niezbędne ale mogą też sprawiać problemy. Wszystko zależy o tego, jak nimi zarządzamy. By uniknąć błędów i chaosu warto poświęcić temu trochę uwagi.

Dokumenty, które trafiają do firmy albo są przez nią tworzone muszą zostać oceniony pod względem przydatności i przeznaczenia. Powinny być także odpowiednio zakwalifikowane i przechowywane.

Jeśli zajmujemy się firmową dokumentacją musimy pamiętać o:

Należy się zastanowić czy dany dokument będzie firmie kiedykolwiek jeszcze do czegoś potrzebny – jeśli nie, to sprawa załatwiona a jeśli tak, musimy się zastanowić komu w firmie będzie on potrzebny. Wtedy należy go przekazać odpowiednim osobom.

Warto przygotować miejsca przechowywania dokumentów pod względem pilności. Sprawy najpilniejsze należy załatwiać na bieżąco. Jeśli jakieś pismo nie musi być już przechowywane należy je na bieżąco usunąć, by uniknąć bałaganu.

Warto podzielić przechowywanie także na na klientów, projekty i zadania oraz dokumenty administracyjne.

Podział dokumentów warto prowadzić także w systemie IT i także nadawać im kategorie. Wtedy minimalizujemy ryzyko zagubienia dokumentu a opis pozwala szybko się zorientować czego dotyczy.